Şöbə müdiri deyib ki, sənədlərlə iş bütün dövlət hakimiyyəti və yerli özünüidarəetmə orqanları aparatlarının işçilərinin yerinə yetirdiyi kütləvi funksiyadır: “Dövlət qulluğunun məqsədlərinin onun nəticələrinə uyğunluğu, səmərəliliyi və digər cəhətləri dövlət orqanlarında hazırlanan sənədlərin keyfiyyətindən əhəmiyyətli dərəcədə asılıdır. Buna görə də dövlət hakimiyyəti və yerli özünüidarəetmə orqanlarının işçiləri keyfiyyətli idarəetmə sənədlərini tərtib etmək bacarıq və vərdişlərinə malik olmalıdır. Dövlət qulluqçusunun ən vacib xüsusiyyətlərindən biri də onun sənədlərlə işləmək bacarığı və qabiliyyətidir.

2014-cü il yanvarın 1-nə olan məlumata görə, dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində 29,7 min nəfər dövlət qulluqçusu çalışır və bu şəxslər ölkənin idarə olunmasında mühüm rol oynayırlar. Hər bir dövlət orqanının gündəlik fəaliyyətində sənədlərdən geniş istifadə olunur. Qərarlar qəbul etmək, nəticələri ümumiləşdirmək, sorğu-məlumat işi və uçot aparmaq üçün sənədlər əsas götürülür. Sənədlər hüquqi qüvvəyə malik olduğuna görə həm sübut vasitələridir, həm də tarixi mənbələrdir. Sənədlər dövlət quruluşunu təsbit edir, idarələr, təşkilatlar, müəssisələr və vətəndaşlar arasında ünsiyyət yaradır. Sənəd obyektiv gerçəkliyi və insanın zehni fəaliyyətini, faktlar, hadisələr haqqında informasiyanı xüsusi materiallarda müxtəlif üsullarla təsbit etmək vasitəsidir.

Məlumdur ki, sənədin ən mühüm funksiyası informasiya daşımaq funksiyasıdır. Sənəd təşkilatçılıq funksiyasına malikdir. İnsanların fəaliyyətinin təşkil edilməsi və əlaqələndirilməsi üçün sənədin köməyi ilə insanlara, cəmiyyət üzvlərinə təsir göstərilməsi təmin edilir. Sənəd eyni zamanda hüquqi funksiya daşıyır, çünki onun məzmunundan sübut kimi istifadə olunur. Nəhayət, sənəd tərbiyə funksiyası daşıyır. O, icraçıdan intizam, yüksək səviyyəli təhsil hazırlığı tələb edir. Yaxşı tərtib olunmuş sənəd isə idarəetmənin təşkilində mühüm rol oynayır, dövlət qulluqçusunun özünün və onun işlədiyi təşkilatın nüfuzunu qaldırır”.

Süleyman İsmayılov qeyd edib ki, “Normativ hüquqi aktlar haqqında” qanunda normativ hüquqi aktın strukturu, layihəsinin hazırlanması qaydası, onun razılaşdırılması, normayaratma orqanına təqdim edilməsi, məcburi hüquqi ekspertizası, məcburi linqvistik ekspertizası, layihəyə baxılması, normativ hüquqi aktın qəbul edilməsi, rəsmi dərc edilməsi, qüvvəyə minməsi və sair məsələlər əks olunub: “Qanunun normativ hüquqi aktın strukturuna aid fəslində onun məcburi rekvizitləri göstərilir: aktın növü (Azərbaycan Respublikasının qanunu, Azərbaycan Respublikası prezidentinin fərmanı, Azərbaycan Respublikası prezidentinin sərəncamı, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərarı və sair); hüquqi tənzimləmə predmetini əks etdirən normativ hüquqi aktın adı (sərlövhəsi); aktın qəbul edildiyi tarix, yer və qeydiyyat nömrəsi; müvafiq normativ hüquqi aktı rəsmi imzalamaq səlahiyyətinə malik olan vəzifəli şəxsin adı, soyadı, vəzifəsi və imzası.

Normativ hüquqi aktın layihəsinin məcburi linqvistik ekspertizasına aid fəsildə qeyd olunur ki, normativ hüquqi aktın mətni lakonik formada, normaların ziddiyyətli təfsirini istisna edən sadə və aydın dildə, Azərbaycan ədəbi dilinin və hüquq terminologiyasının rəsmi-işgüzar üslubuna əməl edilməklə tərtib edilir. Normativ hüquqi aktın terminologiyası aydın anlaşılan sözlərdən və söz birləşmələrindən istifadə etməklə formalaşdırılmalıdır. Normativ hüquqi aktda eyni terminlər bir mənada işlədilməli və vahid formaya malik olmalıdır. Normativ hüquqi aktda istifadə edilən terminlərin və onların tərifinin dəqiqləşdirilməsi zərurəti olduqda həmin aktda onların mənasını izah edən maddə (bənd) yerləşdirilir”.

Şöbə müdiri əlavə edib ki, indi dövlət qulluğunda kompüter texnologiyasından geniş istifadə edilməsi nəticəsində bütün sənədlərin layihələri elektron daşıyıcılarda yaradılır: “Bununla yanaşı bəzi dövlət orqanlarında hələ də daha çox sənədlərin kağız dövriyyəsinə üstünlük verilir. Hətta yeni proqramların tətbiq edildiyi təşkilatlarda da bəzən elektron sənəd dövriyyəsi yalnız daxil olan sənədlərin və onlara verilmiş cavabların qeydiyyatını əhatə edir. Hazırda bütün dövlət orqanlarında, o cümlədən Prezident Administrasiyasında kargüzarlıq sisteminin təkmilləşdirilməsi, bu sahədə ən müasir proqramların hazırlanıb tətbiq edilməsi üçün böyük işlər görülür. Azərbaycan prezidentinin 4 sentyabr 2012-ci il fərmanı ilə təsdiq edilmiş “İdarələrarası sənəd dövriyyəsi sistemi haqqında Əsasnamə” bu sahənin inkişafına yeni təkan verib.

Təkcə vətəndaş müraciətləri üzrə sənəd dövriyyəsinə nəzər salsaq, hər il bütün təşkilatlarda minlərlə müraciətin qeydiyyatdan keçirildiyini, bununla əlaqədar böyük yazışma aparıldığını görərik. Elektron sənəd dövriyyəsinin geniş tətbiqi xeyli vaxta və vəsaitə qənaət olunmasına kömək edəcək.

Bu baxımdan Azərbaycan prezidentinin rəsmi internet saytını qeyd etmək olar. Vaxtaşırı yeniləşdirilən bu sayt respublikanın, dünyanın hər bir vətəndaşı üçün daim açıqdır. Həm respublikanın, həm də xarici ölkələrin hər bir vətəndaşının Azərbaycan prezidentinin imzaladığı rəsmi sənədlər, normativ hüquqi aktlar haqqında məlumat almaq, həmçinin öz müraciətini cənab prezidentə birbaşa elektron poçt vasitəsilə ünvanlamaq imkanı var. Prezident Administrasiyasına edilən vətəndaş müraciətlərinin xeyli hissəsi məhz prezidentin internet saytı vasitəsilə daxil olur”.

“Mediaforum”